Ved at bruge Contract Management som et strategisk værktøj i den digitale transformation får virksomheder stærkere beslutningsgrundlag, forbedret risikostyring samt mere effektiv innovation.
Digital transformation er blevet en strategisk nødvendighed for de fleste virksomheder på tværs af brancher. Det kan handle om at tage nye teknologier i brug, blive datadrevet, automatisere processer, forbedre brugeroplevelser eller øge konkurrenceevnen.
Fælles for alle aktiviteter er brugen af IT og implicit en stigende afhængighed af digital teknologi. Derfor er det afgørende at sætte sig ind i organisationens fundament og potentiale – og ikke mindst de muligheder og begrænsninger, som organisationen repræsenterer.
Kontrakter bestemmer transformationens råderum og hastighed
Kontrakter danner grundlaget for et samarbejde og beskriver de rettigheder, forpligtelser og ansvar, der gælder for alle involverede. I den digitale transformation spiller kontrakter derfor en central rolle for at muliggøre og sikre transformationsrejsen.
Når en virksomhed begiver sig ud på en rejse mod digital transformation, står virksomhedens ledelse overfor afgørende spørgsmål: “Hvad er vores råderum, finansielle risici og forpligtelser ifølge vores kontrakter? Og hvor hurtigt kan vi agere?”
Effektiv Contract Management koordinerer og beskytter
Digitale transformationsinitiativer vil ofte omfatte samarbejde med teknologipartnere, leverandører og andre interessenter. For at sikre at alle parter er på linje mht. mål, roller og forventninger, er Contract Management afgørende.
Contract Management spiller også en vigtig rolle i effektiv risikostyring. En digital transformationsproces kan involvere udnyttelse af nye teknologier, cloud-tjenester og datadrevne processer, hvilket kan medføre nye risici såsom databeskyttelse, cybersikkerhed og overholdelse af lovgivning. Effektiv Contract Management sørger for identificering af risici og overholdelse af sikkerhedsforanstaltninger samt databeskyttelsesbestemmelser. Dette er afgørende for at sikre organisationen gennem transformationsforløbet.
Hvis virksomheden ikke har styr på sådanne grundlæggende forhold, bliver strategien hurtigt en papirtiger.
Strategier uden Contract Management kan koste dyrt
Desværre oplever vi ofte, at virksomheder netop ikke tager højde for kontraktmæssige forhold ifm. digital transformation. I nogle tilfælde kan der rettes op på situationen rimelig hurtigt. Men hvis der er blevet investeret betydelige ressourcer og ledelsesmæssig kapital i en ny strategi, der viser sig at være urealistisk, kan det blive både dyrt og demoraliserende.
Et konkret eksempel er en offentlig myndighed, som udarbejdede en omhyggelig og omkostningstung digitaliseringsstrategi. En af forudsætningerne for strategien var udskiftning af legacy IT, hvilket isoleret set virkede fornuftigt. Dog blev det overset, at de relevante kontrakter faktisk indebar, at legacy-systemerne var uopsigelige i kontraktperioden. Dette fundamentale forhold betød, at organisationen måtte tilbage til tegnebrættet og stort set starte forfra.
Contract Management som omdrejningspunkt for succesrig modernisering af systemportefølje
Derimod blev Contract Management anvendt mere konstruktivt i en stor dansk kommune, der ifm. en digital transformation ville udskifte og modernisere systemporteføljen. Projektet indebar økonomiske og forretningsmæssige risici, og deres Contract Managers blev udpeget som projektledere med direkte reference til den øverste ledelse. Projektet involverede flere funktioner på tværs af organisationen: Økonomiafdeling, forretningsmedarbejdere, sagsbehandlere, systemejere samt arkitekter og driftsmedarbejdere fra IT-afdelingen.
Projektet foretog en omfattende kortlægning af porteføljen inkl. teknisk snitfladeanalyse, aftale- og driftsøkonomi samt kontraktuelle og juridiske forpligtelser. På den baggrund udarbejdede Contract Management en strategi og forhandlingsmateriale med leverandøren mhp. en trinvis udfasning med prisreduktion. Efterfølgende blev forhandlingsaftalen implementeret i organisationen, og Contract Management iværksatte initiativer til udbud og anskaffelser.
Kommunen opnåede dermed en succesfuld modernisering af systemporteføljen inkl. forankring i organisationen. Det gav dem den rette platform til at gennemføre den digitale transformation. Contract Management spillede en afgørende rolle pga. af sin tværorganisatoriske og faglige indsigt.
Transformation er også innovation
Samtidig er det vigtigt at understrege, at digital transformation ikke blot drejer sig om at automatisere og sætte strøm til processer. Det handler også om at skabe innovation, der kan løfte organisationen. Det kan manifestere sig i form af nye produkter, alternative måder at interagere med slutbrugeren, nye digitale løsninger eller forbedrede processer.
En af de centrale metoder til at opnå dette er agil udvikling, der bygger på principper som hastighed, fleksibilitet og iterative processer. Jo hurtigere en idés bæreevne kan testes, desto bedre. Her spiller Contract Management en værdifuld, måske afgørende rolle. Det kan effektivt kortlægge, hvad der er muligt inden for de eksisterende kontraktmæssige rammer og identificere behovet for tilpasninger fremadrettet.
Contract Management er således et afgørende element i digital transformation. Det sikrer tilpasningsevne, styrer risici, udnytter innovation, maksimerer værdien og fremmer samarbejdet. Virksomheder, der begiver sig ud på digitale transformationsrejser, skal anerkende Contract Managements kritiske rolle og investere i robuste processer, værktøjer og ekspertise for effektivt at kunne styre deres kontraktforhold. På den måde kan de navigere i kompleksiteten af digital transformation. Samtidig beskytter de deres egne interesser, sikrer overholdelse af regler og realiserer det fulde potentiale af deres digitale initiativer.
Få løftet din Contract Management med AI
God Contract Management er et centralt element i virksomheders succes, og brugen af kunstig intelligens kan løfte det til nye højder. I denne artikel ser vi nærmere på den stigende værdi ved at anvende AI i Contract Management og de tilhørende muligheder, teknologien kan levere mht. effektivitet, risikostyring og nye indsigter.
Har du spørgsmål til, hvordan du bedst kommer i mål med Contract Management, er du velkommen til at kontakte Pernille Stege Geil, Partner, Head of Digital Transformation på pernille.geil@devoteam.com.
Baggrundsviden
Transformation betyder at ændre eller omforme noget. Digital transformation handler om at ændre måden, vi tænker og arbejder på i vores organisation.
Det indebærer at bruge moderne digitale teknologier, ændre arbejdsgange og skabe en ny kultur, så vi kan forbedre vores måde at drive forretning på, arbejde sammen og skabe værdi for vores kunder.
Målet med denne forvandling er at udnytte de muligheder, som teknologi giver os, så vi kan arbejde mere effektivt, være mere innovative og være mere konkurrencedygtige.
Dette kan blandt andet betyde at gå fra papirbaserede processer til digitale systemer, automatisere opgaver, bruge dataanalyse til at træffe bedre beslutninger og udnytte cloud-baserede teknologier.
Legacy IT henviser til ældre teknologier, systemer, software eller hardware, som en organisation fortsat bruger, selvom de kan være forældede eller mindre effektive i forhold til nyere standarder og behov.
Disse ældre teknologier kan være vanskelige at vedligeholde, opgradere eller integrere med nyere systemer på grund af deres alder og kompleksitet.
Legacy IT kan udgøre udfordringer for virksomheder. Både fordi de kan være sårbare over for sikkerhedstrusler, have højere omkostninger ved vedligeholdelse og begrænset mulighed for at drage fordel af nye teknologiske fremskridt.
En vigtig del af digital transformation er ofte at modernisere eller erstatte legacy IT med mere moderne og agile teknologier.
