Digital transformation i det offentlige: Jeres digitale modenhed afgør, hvad I kan gennemføre

Skal offentlige myndigheder og institutioner løfte sig fra ren digitalisering, der mestendels går på at automatisere og effektivisere forretningen, til reel digital transformation, hvor digitale partnerskaber og ’Borgeren i centrum’ bliver mulige, skal vi først og fremmest holde op med at tale om projekter. I stedet skal vi tilegne os et digitalt mindset, der forstår og favner, at der skal være et match mellem de teknologiske ønskedrømme og organisationens digitale modenhed.

Sådan siger Pernille Kræmmergaard, der, som forhenværende professor ved Aalborg Universitet, har brugt mere end 20 år på at forske i digital omstilling. Sidenhen har hun stiftet DI2X – Digitaliseringsinstituttet (et Digital Leadership Research Institute), som Devoteam netop har indgået et samarbejde med.

Pernilles forskning har ført til udvikling af to modenhedsmodeller, hvor den ene måler en organisations digitale modenhed, og den anden undersøger, hvilke kompetencer der skal være til stede, for at organisationen kan komme i mål med både digitalisering og digital transformation.

For mens skridtet fra digitalisering til decideret digital transformation kan lyde som et naturligt næste skridt i manges ører, er det reelt et kolossalt stort skridt, der ikke blot kræver et helt nyt og ganske anderledes mindset fra både ansatte, ledere og politikere, men også, at den pågældende organisation rent faktisk er klar til at løfte opgaven.

Er der et mismatch mellem målet for den digitale transformation og organisationens digitale modenhed, vil opgaven med stor sandsynlighed fejle.

Offentlige myndigheder er i dag under et enormt politisk pres

Mens det offentlige er sprængfyldt med gode eksempler på succesfulde digitaliseringsprojekter, er de færreste myndigheder og institutioner i dag klar til at påtage sig den digitale transformation, som bl.a. Regeringens digitaliseringsstrategi senest har lagt op til. Her fokuserer politikerne på, at det offentlige skal gøre ganske avancerede teknologiske ønskedrømme til virkelighed, bl.a. ønsket om endelig, reelt ”at sætte borgeren i centrum” og ”udvikle digitale partnerskaber”.

Dét lægger et stort pres på offentlige organisationer, som gerne vil indfri politikernes ønsker, mens det også sagtens kan være, at man selv har ambitioner om at være dem, der leverer på disse visionære ønskedrømme.

Selvom vi hos Devoteam i mange år har arbejdet sammen med det offentlige om at få de visionære digitale ønskedrømme til at gå i opfyldelse, kommer DI2X’s modenhedsmålinger til at give os et mere konkret billede af, hvad den pågældende organisation er i stand til at gennemføre med succes i dag. Og hvad der skal arbejdes på organisatorisk, strukturelt og ledelsesmæssigt for at få organisationen til at vokse i digital modenhed.

Med modenhedsmodellerne kan vi nemlig langt mere præcist identificere, hvad de offentlige organisationer reelt kan gennemføre i dag uden at fejle, og vi kan se, hvad de skal arbejde videre med for at kunne høste løfterne i den digitale transformation.

Mens modenhedsmålingen er ganske enkel at gennemføre og blot kræver, at man svarer på en række spørgsmål om sin organisation, kan resultatet af testen være med til at afgøre, om man opnår succes med sin digitale transformation eller ej.

Vil bidrage gevaldigt til en langt bedre fælles forståelsesramme mellem politikere og ledelse

Modenhedsmålingerne kommer også til at få stor betydning for den fælles forståelsesramme mellem det politiske niveau og de offentlige organisationer, der rent faktisk skal implementere de digitale visioner.

Vi oplever både politikere og departementer som lydhøre, så længe man kan begrunde sine anbefalinger og valg. Ingen, heller ikke ministre, har nogen interesse i at se deres visioner fejle, fordi de ikke har overblik over deres styrelsers modenhed.

Derfor er det enormt værdifuldt for den offentlige sektor at arbejde med modenhed, fordi det kan give en organisationsnær pejling på, hvor pengene er bedst brugt.

Hvilken digital generation hører din organisation til?

De fem generationer af digital modenhed kræver hvert sit specifikke samspil mellem strategi, teknologi, organisation og lederskab for at lykkes.

Pernille Kræmmergaard beskriver de fem generationer af digital modenhed således:

• I Generation 1 stilles spørgsmålet; Hvordan får vi understøttet vores eksisterende praksis med digitale løsninger og automatiseret simple manuelle opgaver? Det handler om besparelser og især om at lade kunder og borgere betjene sig selv.
• I Generation 2 stilles spørgsmålet; Hvordan gør vi det, vi allerede gør, bedre – hvordan får vi implementeret nye standardiserede processer og systemer? Det er ikke længere nok at sætte strøm til kundevendte aktiviteter. Nu skal interne processer standardiseres og integreres, og der skal effektiviseres. I de første generationer handler teknologi og strategi om at automatisere og effektivisere indadtil og udadtil, og har besparelser, som en væsentlig drivkraft. Der er ikke tale om at bruge teknologierne som drivkraft for virksomhedens udvikling af nye produkter og services – det kommer i senere generationer.
• I Generation 3 stilles spørgsmålene; Hvordan sikrer vi, at det, vi tilbyder kunderne, er det rigtige? Og hvordan får vi forbedret vores services og produkter eller leveret dem på nye måder? Teknologi integreres nu i produkter og services, så kundernes tilfredshed kan forbedres og markedsandele fastholdes. I Generation 3 bliver vi bevidste om, at digitale muligheder og teknologier bliver drivkraft for udvikling og ikke bare noget, der inviteres ind, når beslutningerne er truffet. Her er vi optaget af agilitet, læring og brugeroplevelser.
• I Generation 4 stilles spørgsmålet; Hvordan kan vi – sammen med andre – tilbyde slutkunden sammenhængende services og produkter og udvikle nye forretningsmodeller? Her nøjes vi ikke med at spørge, hvordan teknologien kan bruges til at give kunderne nye services og produkter eller levere dem på nye måder. Vi begynder også at se, at nyere teknologier rummer mulighed for at ændre forretningsmodellen. Udgangspunktet bliver en stræben efter at opfylde kundens grundlæggende behov på sammenhængende måder. Ofte betyder det nye organiseringsformer med eksterne partnere i sammenhængende økosystemer.
• I Generation 5 stilles spørgsmålet; Hvordan kan vi tilbyde kunden personaliserede services, skabe attraktive arbejdsmiljøer og bidrage til ”en bedre verden”? Arbejdet med data i Generation 4 udvides nu, så vi ved hjælp af avancerede præskriptive og prædiktive analyser og kunstig intelligens kan målrette services til den enkelte kunde. Det er et afgørende brud med standardprodukter og -services, og i forhold til Generation 4 kan de relevante services nu også tilbydes proaktivt, før kunden selv efterspørger dem.

Du kan læse mere om rammeværket for Digital Modenhed her.

Ifølge Pernille Kræmmergaard viser de to første trappetrin en digitalisering. Først fra Generation 3 begynder vi at se de første spadestik til en egentlig digital omstilling – en transformation af virksomheden og dens værdiskabelse – hvilket bliver endnu mere udpræget i Generation 4 og 5. Det er også her, at kompleksiteten for alvor stiger. Nu bliver teknologierne i stigende grad brugt til at drive virksomhedens strategi og udvikling. Anvendelsen af teknologier bliver et spørgsmål om, hvordan man forbedrer og forandrer til fordel for kunder og borgere. Det har indflydelse på organiseringen af virksomheden og relationen til andre.

Politikerne efterspørger mere end det offentlige er i stand til at levere

For seks måneder siden blev det muligt for DI2X at gennemføre modenhedsmålingerne, og siden har knap 300 repræsentanter fra offentlige organisationer gennemført målingen. Her har det vist sig, at disse i snit ligger på modenhedsniveau 2 på en skala fra 1 til 5, hvor niveau 5 er mest moden. Faktisk 1,87 for at være helt præcis.

Det betyder, at den digitale generation blandt offentlige organisationer er at finde et sted mellem niveau 1 (organisationer, der er klar til at understøtte eksisterende praksis med digitale løsninger og automatisering af simple manuelle opgaver) og niveau 2 (organisationer, der er klar til at implementere standardiserede processer og systemer, internt og eksternt).

I disse generationer handler teknologi og strategi om at automatisere og effektivisere indadtil og udadtil og har besparelser som en væsentlig drivkraft. Til gengæld er der endog meget lang vej, før de kan bruge de nye teknologier til udvikling af nye produkter og services.

Springer vi op ad stigen til de digitale generationer 4 og 5, er det også her, vi ser teknologier som kunstig intelligens og det digitale mindset, der rent faktisk kan rumme regeringens ønsker for nye digitale partnerskaber.

Det betyder desværre, at vi i dag står i en situation, hvor offentlige organisationer forsøger at gennemføre en digital transformation, de ikke er modne til. En organisation, der tilhører den digitale generation 2, kan ikke med succes gennemføre digitale transformationer, der hører væsentligt mere modne digitale generationer til. Det er dømt til at fejle, fordi de ikke har de rette såvel tekniske som organisatoriske, strukturelle og ledelsesmæssige forudsætninger på plads.

Ikke alle skal være digitale superstjerner

Det er ikke alle myndigheder, der nødvendigvis skal ligge øverst i digital modenhed, for der er stadig massevis af kerneopgaver, der skal prioriteres.

Men det er vigtigt at forstå, at digitalisering og digital transformation er to væsensforskellige opgaver, der hver kræver sit indenfor teknologiske kompetencer og organisering. F.eks. kræver de ønskede digitale partnerskaber og dét at sætte borgeren i centrum nogle helt andre måder at organisere sig på. Hertil kommer et lederskab, der kan favne et helt nyt digitalt mind-set.

Lad os lade de uhyggelige eksempler være bag os

Hånden på hjertet, så kan ingen af os nok sige os fri for at have redet med på begejstringens bølge, når det kommer til at ville være med til at indfri de spændende digitale visioner. Fra vores egen banehalvdel kan vi med den viden, som Pernille Kræmmergaards forskning har ledt frem til, godt se, at vi, sammen med visse kunder, har været med til at udvikle digitale strategier, som den pågældende organisation ikke var klar til at indfri på daværende tidspunkt.

Denne brik til puslespillet, som DI2X’s modenhedsmodeller kan give os, gør, at vi kan styre udenom en usund spiral, hvor mangel på viden om organisationen kan afstedkomme en usund spiral. Vi har bl.a. set eksempler, hvor strategi fører til investeringer, som fører til ansættelse af ressourcer, som ikke kan finde sig til rette i en organisation, der er for umoden, og derfor stopper igen. Dette medfører pres på budgettet og dermed også risiko for, at man ikke kan gennemføre de tiltag, der skal afstedkomme gevinsterne.

Uanset hvad, kræver den nye digitale virkelighed et nyt digitalt mindset

Skal den digitale transformation lykkes, kræver det et andet digitalt mindset. Som det vigtigste skal vi alle indse, at digital transformation ikke kan anses som et projekt, der kan afgrænses og afsluttes. I stedet favner digital transformation hele organisationen, og ”projektet” om man vil, vil for altid være i en beta-version, der konstant udvikles på. ”Projektet” bliver aldrig færdigt, men fortsætter. For at det kan lade sig gøre, skal den digitale transformation bygge ovenpå en fast og konsistent it-infrastruktur med kernesystemer, der gør det, de skal, mens nye lette løsninger spiller ovenpå. Ganske ligesom tangenter på et flygel i samspil frembringer musikken, men hver især blot giver én tone.

Det betyder også, at når vi taler digital transformation, skal vi overlade PMO-styring af projektporteføljen til it-infrastrukturen, men ellers have en opdagende og eksperimenterende tilgang.

I Pernille Kræmmergaards optik skal vi kunne ”arbejde todelt og ambidekstralt”, så vi bruger de rette styringsmekanismer, når vi på samme tid arbejder på digitale forbedringer af it-infrastrukturen og den noget mere omsiggribende digitale transformation.

Lad strategien omfavne organisationens digitale modenhed

Fremadrettet kommer vi til at anbefale alle at gennemføre en modenhedsmåling, så strategien får det rette afsæt, både på politisk niveau og på organisatorisk niveau. Ingen er interesserede i at spilde offentlige digitaliseringskroner, når en enkelt måling kan skabe et så klart billede af organisationens parathed til at indfri de digitale visioner, som det gør.

Vil du vide mere?

• Læs mere om rammeværket Digital Modenhed.
• Pernille Kræmmergaard gennemgår modellerne i detalje i bøgerne Digital Transformation og Digital Modenhed, som kan købes på DJØF Forlag.
• Deltag til vores Morgenbriefing: Opnå ambitionen om digital transformation, hvor vi sammen med Pernille Kræmmergaard fra DI2X sætter fokus på, hvordan visionære digitale transformationsprojekter lykkes i organisationer, hvor der er et match mellem teknologi og digital vision på den ene side, og organisationens digitale modenhed på den anden: tilmeld dig i København eller tilmeld dig i Aarhus.