Offentliggørelse af årets nomineringer til ’ESDH | ECM prisen 2019’

Det er en stor fornøjelse at offentliggøre årets nomineringer til ’ESDH | ECM prisen 2019’.

Prisen gives til den virksomhed eller organisation, som har udmærket sig ved at gennemføre et projekt med excellence. Der lægges vægt på den gode historie og de gode erfaringer, som kan bringes videre til andre, som står over for et lignende projekt.

De nominerede er:

Nævnenes hus

Efter udflytningen af en række forskellige nævn, som blev samlet til én styrelse i Viborg i 2017, stod Nævnenes Hus med et særdeles fragmenteret systemlandskab, bestående blandt andet af 14 hjemmesider, tre portal-løsninger og seks ESDH-systemer med utallige historiske arkiver. Situationen var uholdbar og sikkerhedsmæssig kritisk. Det var nødvendigt hurtigt at udskifte de utidssvarende systemer og få etableret ét fælles konsolideret systemlandskab.

For at samle styrelsen, opnå effektive arbejdsgange og bidrage til sagsbehandling af høj kvalitet, har styrelsen gennemført et hektisk implementeringsprojekt for at etablere en fælles ESDH-platform med ét fælles arkiv. Efter udbud og indkøb blev implementeringen af ESDH-løsningen gennemført på fire måneder til forretningsafklaringer, systemopsætning, undervisning, indretning af forretningsgange m.v. De første nævn anvendte ESDH-systemet fra januar 2018, og herefter er øvrige nævn fulgt i ”implementeringsbølger”.

Løsningen har givet ro, og muliggjort at styrelsen kan arbejde som én samlet organisation. Den har bidraget til harmonisering og forbedrede arbejdsgange på tværs af forskellige nævn, og der vil fortsat blive implementeret i dybden med henblik på i højere grad at anvende standardsystemets moduler til effektivisering i Nævnenes Hus.

Med projektet er der etableret en fælles ESDH-platform, som danner fundamentet for styrelsens strategi om end-to-end digitalisering bestående af bl.a. én portal-løsning med integration til ESDH, fælles LIS om sagsproduktionen og machine learning til at understøtte sagsbehandlingen via forbedret brug af ESDH-data. Den fælles ESDH-platform har også betydet, at Nævnenes Hus hurtigt har kunnet integrere de nævn, der er overtaget og udflyttet siden styrelsens etablering i 2017.

Projektets succes blev bl.a. muliggjort af en klar prioritering af én it-platform og et strategisk valg af leverandørens standardløsninger, som med få tilpasninger kan anvendes direkte i sagsbehandlingen – også til komplicerede juridiske sagskomplekser. Projektet er gennemført i en god og konstruktivt dialog med leverandøren, der fra starten indgik i et samarbejde med en ny og udflyttet styrelse med nye medarbejdere uden historik, og hvor det fra starten var klart, at retningen for projektet ville ændre sig efterhånden, idet ”skinnerne’’ skulle lægges, som de kom frem.

Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen

I forbindelse med ny lovgivning havde Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen behov for at få digitaliseret de fire processer vedr. registrering af dronebeviser, dronetegn og droneregister for droner til flyvning i og udenfor bymæssigt område. Baseret på styrelsens eksisterende ESDH-platform, gik de selv igang med at etablere en fuldt digital løsning med fire webblanketter til selvbetjening samt fuldautomatisk behandling af anmeldelserne.

Alle registreringer på droneområdet sker således 100% automatisk og helt uden berøring af en sagsbehandler. Løsningen og især droneregistret er et godt eksempel på en fagproces, der ikke i sig selv kan bære et eget fagsystem, alene til håndtering af denne isolerede proces. Den viser værdien i en fleksibel platform, der kan anvendes til konfigurerbare fagprocesser, i stedet for at nødvendiggøre anskaffelsen af et specifikt fagsystem til formålet.

Endelig er løsningen et godt eksempel på, hvor ESDH-platformene bevæger sig hen, når myndigheden selv – helt uden leverandørens deltagelse – kan konfigurere en let fagproces fra ansøgningsblanket til færdig registrering af metadata, som ESDH systemet ikke er ’født’ med. Siden etableringen er der foretaget 4000 registreringer, til flyvning i bymæssigt område, i Droneregistret. I de tre øvrige processer er der registreret 11.000 droner til flyvning, udenfor bymæssigt område, og udstedt 19.000 dronetegn og 6.000 dronebeviser.

Københavns Kommune

Københavns Kommune nomineres til årets ESDH | ECM-pris. For det første fordi kommunen på forbilledlig vis har skabt et fælles forretningsdrevet projekt på tværs af meget selvstændige enheder i et af landets allerstørste ESDH-projekter.

Det er sket gennem simple, men geniale greb, bl.a. i form af sam-lokering af de decentrale projektledere og det centrale programs medarbejdere, og ved at arbejdsgrupper fra en eller flere fagforvaltninger leverer produkter, som programmet og alle fagforvaltninger kan bruge. Os vs. dem-problemet, der tidligere har plaget kommunen i store it-programmer, er derved elimineret. For det andet fordi kommunen har brugt anledningen til at overvinde dilemmaet mellem projekt- og driftsorganisation.

Overdragelse fra projekt til drift er ofte svær, og er typisk præget af, at noget bliver ”lost in translation.” Bl.a. ved at lade direktørerne i styregruppen fremlægge deres fagforvaltnings respektive implementeringsplaner, kommer driftsorganisationen og de forskellige ledelseslag, der jo forbereder ”direktør-sager”, automatisk til at forholde til implementeringsprojektet.