Fra den 1. juli 2024 skal alle virksomheder, jf. ny lovgivning vedtaget af EU, registrere arbejdstid.
Hvad betyder det for din virksomhed?
- Medarbejderes arbejdstid skal registreres.
- Oplysninger omkring tidsregistrering skal gemmes i 5 år.
- Medarbejdere skal kunne tilgå egne oplysninger omkring registreret tid.
- Systemet hvori tid registreres skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.
- Der bør være en virksomhedspolitik vedrørende tidsregistrering.
- Løsningen skal understøtte styring af 48-timers reglen og 11-timers reglen.
Overtrædelse af disse krav kan resultere i bøder, påbud samt godtgørelse til medarbejderne. Hvis I ikke allerede har et system til tidsregistrering, gælder det om at finde et hurtigst muligt, der passer til jeres behov, så I kan nå at blive klar.
Sådan hjælper Devoteam
For at imødekomme EU-kravene er det vigtigt at vælge en systemløsning, der dækker både de lovmæssige krav, men også jeres egne krav og behov for den fremtidige tidsregistrering.
Hos Devoteam har vi mere end 20 års erfaring med uvildig rådgivning omkring valg og implementering af kritiske forretningssystemer – herunder tidsregistreringssystemer. Vi hjælper dagligt virksomheder med at finde frem til den rette systemleverandør og løsning.
Nedenfor er vores anbefalede proces for at vælge og implementere et system, der kan håndtere den lovpligtige tidsregistrering. Vi kan naturligvis hjælpe med alle trinene i processen, hvis I skulle have behov for det.
Behovsafdækning og kravspecifikation
Det gælder først om at afdække de aktuelle behov og lave en kravspecifikation. Det vil tage 1-2 uger og mere specifikt inkludere:
- Udarbejdelse af procesbeskrivelse for tidsregistreringen
- Dokumentation af funktionelle og non-funktionelle krav til systemløsning
- Udarbejdelse af kort udbudsmateriale
Når du vælger nyt IT-system, er det vigtigt, at systemet dækker funktionelle såvel som ikke-funktionelle behov. Derudover skal du som køber også gøre dig overvejelser om, hvilke forretningsmæssige mål og målsætninger systemet skal understøtte, kortlægge interessenterne, kende integrationskrav, datakrav osv.
Valg af leverandør og system
Når behovene er italesat og kravspecifikationen udarbejdet, er næste skridt at vælge leverandør og system. Her kan vi hjælpe med følgende:
- Identificere passende systemleverandør baseret på kravspecifikation
- Udarbejde en Request for Proposal (RFP) efter behov
- Forholde os til eksisterende systemer i jeres virksomhed, der kan løfte opgaven
- Indhente tilbud fra max 3 leverandører, hvis I ikke har et system, der kan løfte opgaven.
I Devoteam oplever vi, at der er stor efterspørgsel på standardløsninger, når kunderne skal vælge nye IT-systemer.
En af de mest fremtrædende fordele ved standard IT-løsninger er de reducerede omkostninger. Derudover er de også designet med en vis grad af skalérbarhed og fleksibilitet. Det betyder, at virksomheder kan justere både funktionalitet og skalére deres løsning efter behov for at forblive konkurrencedygtige i et dynamisk forretningsmiljø.
Det betyder naturligvis ikke, at du skal vælge et nyt system uden først at afdække virksomhedens krav, men at valget af IT-løsning skal ske på et oplyst grundlag, der dækker virksomhedens behov. Endelig er det vigtigt at have forståelse for hvilke systemer og leverandører, der kan imødekomme disse krav.
Implementering og leverandørstyring
Når leverandøren er valgt, og aftalen er indgået og underskrevet, er det tid til at påbegynde implementeringen. Her kan Devoteam hjælpe med følgende for at sikre, at kunden kommer trygt i mål.
- Være kundens projektleder og sparringspartner ved implementeringen.
- Sikre at aftalegrundlaget overholdes.
- Håndtere leverandørrisiko.
- Økonomiopfølgning.
- Udarbejde en kommunikationsplan og materiale til medarbejdere.
Her er forventningsafstemning mellem kunde og leverandør også nødvendig for at afklare mål og formål. En klar forventningsafstemning sikrer, at I undgår unødvendige konflikter, misforståelser og urealistiske forventninger ved systemimplementeringen. Desuden sikrer en adækvat forventningsafstemning en fælles forståelse for ansvarsfordeling blandt de involverede parter.
Forandringsledelse og systemtræning
Selvom det er lovpligtigt for både arbejdsgiver og medarbejder at registrere tiden, kan der være modstand, usikkerhed eller en følelse af unødvendig kontrol fra medarbejdernes side.
Derfor er det vigtigt at inkludere medarbejderne i processen, så de tager ejerskab af systemet. Det vil desuden resultere i øget brugeradoption og dermed større succesrate for brugen af systemet.
Sideløbende vil vi derfor hjælpe jer med at håndtere følgende fra start til slut:
- Definition og dokumentation af arbejdsgange omkring tidsregistreringen.
- Identifikation af roller og ansvar i forbindelse med nye arbejdsgange.
- Udarbejdelse af undervisningsmateriale.
- Undervisning i nye arbejdsgange og tidsregistreringssystem.
Udover at få medarbejderne med på projektet fra begyndelsen, bør I udarbejde en politik for registreringen. Mere konkret kan I skrive regler og vejledning for, hvordan medarbejderne skal registrere deres arbejdstid, ferie osv. samt hvilke konsekvenser det har, hvis det ikke bliver gjort korrekt eller i tide.
Vil du høre, hvordan vi kan hjælpe dig?
Har du spørgsmål, eller vil du høre mere om, hvordan vi kan hjælpe dig? Du er velkommen til at række ud til os, så vi kan tage en uforpligtende samtale om valg af det rette tidsregistreringssystem.
Kontakt Erik Lennings på tlf. 22 20 21 21 eller mail erik.lennings@devoteam.com
