Aarhus Kommune har netop afsluttet et større projekt, der har optimeret den del af kommunens it-drift, der varetages af eksterne leverandører. Målet var at øge kvaliteten af ydelserne og så vidt muligt at nedbringe omkostningsniveauet i alle outsourcede it-ydelser i Danmarks næststørste kommune. Det lykkedes over al forventning.
En kritisk og grundig gennemgang af it-leverandørerne i Aarhus Kommune viste sig at være en god investering. Resultatet og gevinsterne er ikke til at tage fejl af. Kommunen har i samarbejde med konsulenthuset Devoteam nedbragt sine omkostninger til outsourcede it-ydelser med 50 procent samtidig med, at det er lykkes at hæve kvaliteten på udvalgte ydelser. Derudover har projektet givet kommunen et overblik over, hvilke kompetencer, det kræver at styre leverandørsamarbejder på bedste vis fremadrettet.
Analyse afdækker potentiale
Det er en omfattende analyse af kommunens eksterne it-leverandører og samarbejdskontrakter, der danner grundlaget for, at man er i stand til at både nedbringe omkostninger og hæve kvaliteten af ydelserne:
”Casen her viser, at større it-organisationer – både offentlige og private – kan opnå både kontante besparelser såvel som øget kvalitet i deres sourcede it-ydelser,” siger Per Schultz Eeg, partner hos Devoteam og fortsætter:
”Det skyldes bl.a., at markedet for sourcing af it har udviklet sig markant de seneste år. Konkurrencen er skærpet, fordi der er kommet flere dygtige aktører på markedet. Derfor kan både de kommuner, der ikke sourcer væsentligt i dag, og de kommuner, som har outsourcet store dele af it-driften, nyde godt af en skarp sourcing-strategi funderet på solide analyser.”
Aarhus Kommune har været glad for samarbejdet: ”Vi har haft et fint samarbejde med Devoteam. Konsulenternes tilgang til opgaven og Devoteams analysekoncepter gav os et godt fundament for videre handlinger og beslutninger, og har uden tvivl været med til at øge kvaliteten og nedbringe udgifterne”, siger digitaliseringschef i Aarhus Kommune Rasmus Ry Nielsen.
Sourcing-scenarier udfordrer faste strukturer
Efter en grundig gennemgang af de væsentligste leverandørkontrakter skitserede Aarhus Kommune og Devoteam sammen en række forskellige sourcing-scenarier, der gav mulighed for at estimere prisen på ydelsen uden at tage hensyn til afgrænsningerne i den nuværende kontrakt. Sourcing-scenarierne viste – som de oftest gør – at der var (endnu) bedre økonomi i en mere ren opdeling i sourcing-ydelser, end de daværende kontrakter havde.
Aarhus Kommune har herefter udbudt sourcing-ydelserne på ny ud fra sourcing-scenarierne – og har realiseret de gevinster i form af en halvering af udgifterne og en højere kvalitet på udvalgte ydelser, som var estimeret i sourcing-scenarierne. Samtidig har Devoteam hjulpet Aarhus Kommune med at kortlægge, hvilke kompetencer kommunen har brug for i en professionel styring af de leverandører, som leverer sourcing-ydelserne til Aarhus Kommune.
Aarhus Kommune arbejder p.t. med at få de sidste byggeklodser på plads i det nye sourcing-landskab.
Om Aarhus Kommune
Med ca. 315.000 indbyggere er Aarhus den næststørste kommune i Danmark. Omkring 40.000 studerende har deres gang på i alt 25 videregående uddannelsesinstitutioner, og de sætter dagligt kolorit på Aarhus. Aarhus Havn står for 2/3 af Danmarks containerbaserede import og eksport, og en række større og højt profilerede virksomheder har hovedsæder eller udviklingsafdelinger i Aarhus.
It i tal i Aarhus Kommune:
- 11.000 it-arbejdspladser
- 000 mobile devices
- Mere end 800 lokationer med it-drift
- 450 servere
- 80 TB data
