Få styr på projekternes fremdrift

Af Jesper Grona, Project Director, Devoteam

Værktøjskasse: Hvordan måler og kommunikerer du fremdrift i et projekt? Devoteam tager livtag med denne klassiske udfordring i it-projekter og leverer her en række afprøvede metoder til måling samt klar kommunikation med forretningsledelse, projektdeltagere m.fl.

Betegnelsen “fremdrift” er et af de hyppigst anvendte begreber, når et projekt skal vurderes. Forretningslederen stiller det helt naturlige spørgsmål: ”Er der god fremdrift i projektet”? Men, hvordan svarer den projektansvarlige dækkende og korrekt på det spørgsmål? Hvad er fremdrift, hvordan måles den, og hvordan kommunikerer du fremdriften?

Devoteams mangeårige erfaringer med it-projekter viser, at det i praksis ofte er uklart. Begrebet bruges ofte i flæng, og der er kun løse aftaler om, hvad der skal oplyses mht. indhold og frekvens, samt hvordan fremdriften i det hele taget skal opgøres. Handler det om aktivitetsniveau, leverancer og træfsikkerhed, eller vedrører det også budgetopfølgning?

Denne uklarhed er blevet et grundlæggende og klassisk problem, der har fået mange projekter til at kuldsejle. Man troede, der blev målt på de rigtige parametre iht. målsætningerne, men i virkeligheden kørte projektet af sporet undervejs.

Projektlederens udfordring er todelt. For det første skal han/hun definere, hvad fremdriften består af – hvad er parametrene, der skal måles på? For det andet skal der være klar kommunikation. Der er behov for en konkret aftale om fremdriftsrapportering, der involverer både dem, som forsyner projektlederen med information samt modtagerne af rapporteringen. Uanset om det er et vandfaldsprojekt, agilt projekt eller en kombination heraf, har forretningsledelsen løbende brug for et retvisende billede af, hvordan de kritiske sammenhænge mellem scope, tid og økonomi/ressourcer udvikler sig.

Vi vil i det følgende, med en række værktøjer og eksempler, beskrive, hvordan projektlederen bedst løser denne udfordring baseret på erfaringer fra nogle af de største og mest komplekse projekter, Devoteam har udført i samarbejde med vores kunder.

Hvad er fremdrift: Fra græsslåning til it-projekter

Men vi skal stadig finde ud af, hvordan vi måler fremdriften, og det kan være en vanskelig opgave med mange ukendte faktorer. Lad os tage et simpelt eksempel, græsslåning. Her er to versioner af fremdrift:

1. 40% af græsset er slået på 30% af den forventede tid = God fremdrift.
2. 40% af græsset er slået på 60% af den forventede tid = Dårlig fremdrift.

Med angivelse af sådanne eksakte tal kan man fristes til at foretage yderligere beregninger og dermed konklusioner. Således kan ovenstående eksempel med god fremdrift af græsslåningen beregnes til 133% (40/30), og den dårlige fremdrift til 67% (40/60). Men i virkeligheden er disse umiddelbart præcise tal forbundet med stor usikkerhed pga. de mange faktorer, der ikke blev taget i betragtning, fx udstyr, græssets tæthed, terræn og vejrlig.

It-projekter indeholder selvfølgelig også usikkerheder – langt flere end en græsslåning – hvorfor projektlederen konstant skal være skarp på, hvordan og hvad man måler. Nedenstående figur viser, hvor og hvordan vi mener, det er oplagt at vurdere og rapportere fremdriften i dele af projektets mange aktiviteter.

Figur 1: Eksempler på, hvor det er oplagt at opgøre og rapportere fremdrift. Kilde: Devoteam

Fremdrift skal rapporteres visuelt

Netop fordi måling af fremdrift ofte er kompleks og baseret på en lang række faktorer, er det vigtigt at formidle resultaterne simpelt og overskueligt. Især forretningsledelsen har brug for hurtigt og effektivt at kunne sætte sig ind i de nødvendige informationer, og det er projektlederens ansvar at finde den rette form og detaljeringsgrad.

I Devoteam gør vi meget brug af illustrationer, og netop mht. fremdrift er det en oplagt løsning. Illustrationer er i sagens natur nemme at overskue, og ændringer fra gang til gang er typisk blot enkelte justeringer, der således er nemme at spotte. Effektive illustrationer er imidlertid en disciplin i sin egen ret, og der skal måske nogle forsøg til, før man rammer den rette vinkel, der matcher den aktuelle situation og forretningsledelsens behov.

I det følgende gennemgår vi muligheder for at illustrere forskellige former for fremdrift: Burn chart, funktionalitetskort, godkendelsesforløb samt færdiggørelsesgrader. Samtlige eksempler er blevet brugt med succes over for styregrupper og forretningsledelsen i projekter, som Devoteam har været ansvarlig for.

Burn chart

Et burn chart er et diagram, der viser, hvor meget der er gennemført, og hvor meget der mangler at blive gennemført. Illustrationen er derfor oplagt at bruge, når der er præcise mål, og opfølgning undervejs er relevant. Nedenstående figur viser et eksempel på et burn chart.

Figur 2: Eksempel på et burn chart for fremdrift i installation af servere. Kilde: Devoteam kundeprojekt.

Grafen viser fremdriften for installation af 23 servere. Pr. 1/12 var det planlagt, at 20 skulle være installeret, men kun 17 installationer er gennemført, hvoraf 14 er godkendt. Det viser umiddelbart en dårlig fremdrift, men med de rette forklaringer kan det være i orden, fx at der over de kommende 14 dage afsættes ekstra ressourcer, eller at de resterende seks servere er hurtigere at installere end de tidligere. Det vigtige, og formålet med rapporteringen, er, at der reageres på den viste fremdrift ved at iværksætte nødvendige tiltag.

Burn charts er også anvendt i den agile verden med fokus på hurtigt at opnå delresultater. Eksemplet nedenfor viser et sprint med henholdsvis gennemførte og udestående indsatser for hver af de kommende arbejdsdage.

Figur 3: Eksempel på sprint burn chart. Kilde: Wikipedia.

Funktionalitetskort

En af de mest indlysende måder at følge fremdriften i et projekt, der etablerer it-systemer, er at bryde overblikket ned i systemets forskellige funktionsområder. Det kan være i forhold til design, etablering, udvikling, konfiguration, test eller udrulning. Nedenstående figur viser et udsnit af en sådan nedbrydning, hvor formålet har været at følge fremdriften i en brugertest.

Figur 4: Eksempel på fremdrift i brugertest fordelt på funktionsområder. Kilde: Devoteam kundeprojekt.

Godkendelsesforløb

Når et projekt går ud på at levere en række komponenter, fx ved at etablere et it-system med forskellige godkendelsespunkter, er det en god idé at illustrere den samlede ”spilleplade” for godkendelsesforløbet. Den udfyldes så løbende med, hvad der undervejs gennemføres, herunder kritiske punkter og andre udfordringer.

Nedenstående eksempel (klik eller zoom for at forstørre billedet) er fra et it-program for migrering af en række systemer. Ledelsen brugte opgørelsen til, uge for uge, at følge med i, hvad der havde flyttet sig, og hvilke udfordringer man stod over for. Godkendelsesforløbet består af de fem søjler, hvor komponenterne bliver gule ved igangsætning og grønne ved færdiggørelse/accept. Særligt kritiske forhold er markeret med røde komponenter og pile.

Figur 5 (klik for at forstørre): Eksempel på fremdrift i systemplatformes godkendelsesforløb. Kilde: Devoteam kundeprojekt.

Færdiggørelsesgrader

Når der skal rapporteres om den samlede fremdrift, er det naturligt at vurdere graden af færdiggørelsen for de enkelte aktiviteter med tilhørende leverancer. Færdiggørelsesgraden siger dog i sig selv ikke noget om fremdriften ift. det forventede, dvs. om fremdriften er god eller dårlig.

Derfor er det en god idé at supplere færdiggørelsesgraden med farvekoder og en kommentar som vist i tidsplanen nedenfor (klik på billedet for at forstørre). Grøn signalerer, at fremdrift er god, gul betyder dårlig fremdrift, og rød betegner en særligt kritisk situation.

Figur 6 (klik på billedet for at forstørre): Eksempel på fremdrift i tidsplan med farvemarkering. Kilde: Devoteam kundeprojekt

Sammenfatning – fire præsentationstyper

Vi har nu gennemgået fire typer visuel præsentation til rapportering af fremdrift, og de er sammenfattet nedenfor, visuelt.

Figur 7: Sammenfatning af præsentationstyper. Kilde: Devoteam.

Tjekpunkter for fremdrift

Som nævnt i indledningen er klar kommunikation en central del af effektiv fremdriftsrapportering. Der er brug for en god tilrettelæggelse af, hvordan fremdrift opsamles og opgøres af projektlederen. Det forudsætter, at der er enighed mellem projektlederen og modtagerne om rapporteringens form og indhold, men også at projektlederen er i stand til at indhente korrekte og rettidige informationer om de aktiviteter, som udføres af projektdeltagerne.

Nedenstående figur viser de vigtigste tjekpunkter, som projektlederen efter vores erfaring skal have styr på for at sikre god fremdriftsrapportering. Er du projektejer eller forretningsleder, bør du udfordre projektlederen på disse punkter og kræve en overskuelig fremstilling, der viser udviklingen per rapportering.

Figur 8: Tjekpunkter for fremdrift. Kilde: Devoteam.

Tag fremdrift alvorligt – følg op på projekt

Én ting er at lede et projekt, noget helt andet er at rapportere om dets fremdrift. Det kræver grundige overvejelser om projektets grundlag, hvad tallene egentlig betyder, og hvordan fremdriften skal rapporteres til forretningsledelsen. De lange lister med kuldsejlede danske it-projekter viser, at man ofte ikke formår at måle og rapportere fremdriften korrekt. Samtidig er begrebet fremdrift blevet så udbredt, at det kan være svært at finde ud af, hvad der egentlig menes med det.

I Devoteam har vi taget fremdrift alvorligt som en afgørende indikator for et projekts helbredstilstand og dermed chancer for succes. Vi mener, det er nødvendigt med faste definitioner og principper for, hvad fremdrift skal indeholde. Derfor gør Devoteam brug af en række afprøvede metoder til opgørelse og kommunikation af fremdrift, og vi har præsenteret et udvalg i denne artikel.

Samtidig er det vigtigt at understrege, at metoderne ikke er one-size-fits-all, da både projektstyring og fremdriftsrapportering afhænger af lokale forhold som kundens situation, timing, teknologi mv. Det afgørende er, at der – inden for det konkrete projekts rammer – er enighed om, hvori fremdrift består, hvordan den måles, og at kommunikationen er klar.