Digitaliseret kontraktsegmentering øger den strategiske værdi

Kontraktsegmentering er et centralt styringsværktøj, især når virksomheden foretager strategiske ændringer. Segmentering bliver endnu mere værdifuld, når den digitaliseres og leverer et præcist og løbende opdateret overblik.

Digitalisering er et vigtigt udviklingsområde, og i den forbindelse er kontraktsegmentering et oplagt område at adressere. Nøglen til en succesfuld digitalisering af en arbejdsproces er tilgængeligheden til store mængder standardiserede data. Det er netop, hvad vi har til rådighed inden for segmenteringsarbejdet: Konkrete kontraktgrundlag der relaterer sig til økonomi og kvantitative risikovurderinger.

Konstant opdateret overblik

Med digital kontraktsegmentering og automatiseret generering af data fra kontrakterne opnår ledelsen en kontinuerlig opdateret oversigt over kontrakternes status og tilhørende risici. Dette sparer de ansvarlige for betydelige ressourcer, da kontrakter ikke længere behøver at blive opdateret manuelt for at afspejle ændringer i risikobilledet. En af ulemperne ved den manuelle metode er, at den kun viser et øjebliksbillede. Typisk én gang årligt ifølge en fastsat plan i et Contract Management-årshjul.

Hvis leverandørforholdet fx ændres uden for den fastlagte kontraktgennemgang, vil det ikke blive afspejlet i den manuelle segmenteringsmetode. Den digitaliserede model leverer konstant opdaterede data og bliver dermed endnu mere værdifuld som et strategisk værktøj.

Når organisationen gennemfører en digital transformation eller anden betydelig strategisk udvikling, leverer den digitaliserede segmentering et opdateret risikobillede af de essentielle aktiviteter. Det betyder, at beslutningstagere får indsigt i potentielle faldgruber og konsekvenserne af planlagte strategiske handlinger, før de bliver ført ud i livet

Kvalificering af strategier og hurtig tilpasning til eksterne faktorer

En strategi, der ikke fungerer i praksis, fordi den ikke er tilpasset virksomhedens ressourcer og processer, giver store udfordringer. Den manglende sammenhæng kan fx medføre vanskeligheder med at følge de strategiske planer og føre til øget brug af skygge-IT. Hvis organisationen derimod foretager segmentering som en del af strategiudviklingen, vil de manglende organisatoriske forudsætninger blive opdaget fra start.

I årevis har vi set, hvordan eksterne faktorer i stigende grad påvirker virksomheders strategiske retning. Det kræver nødvendig justering af virksomhedernes kurs, hvilket ofte medfører ændringer i deres risikoparametre som følge af skiftende fokus. For effektivt at reagere på disse eksterne faktorer som eksempelvis Corona, Ukraine-konflikt, NIS2 og DORA kan digital segmentering af kontrakter være et strategisk, effektivt styringsværktøj.

Det kan i flere tilfælde være altafgørende at implementere nødvendige ændringer så omkostningseffektivt som muligt og med minimal gene for forretningen. Digital kontraktsegmentering bidrager i disse tilfælde med overblik over leverandører og ressourcer, samt muligheden for at identificere handlingsrum og navigationsmuligheder, når strategien skal justeres.

Contract Management giver også mulighed for at analysere de potentielle konsekvenser ift. nye risikoparametre i kontraktporteføljen. Dette giver ledelsen en indsigt i, hvilke områder der kræver handling, og hvor der er behov for justering i processer og kontraktforhold.

Model prioriterer kontrakter og leverer handlingsplaner

I forbindelse med segmentering, er det vigtigt at have den strategiske betydning for øje. Det er ikke bare et værktøj til ressourceoptimering i Contract Management-funktionen, men også et styringsværktøj for ledelsen. 

Devoteam arbejder med nedenstående model, hvor vi ser på to faktorer: (i) økonomi, som er den gennemsnitlige årlige kontraktomkostning (for en kunde) eller kontraktomsætning (for en leverandør), og (ii) risiko, som er sandsynligheden for uventede begivenheder, der kan have en negativ effekt på driften eller organisationen som helhed.

Virksomhedens kontrakter bliver automatisk placeret i et koordinatsystem. Det giver en visuel illustration af hver kontrakts betydning for virksomheden og angiver prioriteringen af dem. Hver kvadrant indeholder specifikke retningslinjer eller handlingsplaner til håndtering af hver enkelt kontrakt. Disse retningslinjer omfatter ikke kun ressourceallokering, men også roller, ansvar, kompetencekrav og internt samarbejde. Derved optimeres kontrakthåndteringen samtidig med, at risiciene reduceres.

Det er vigtigt at tilpasse handlingsplaner til virksomhedens specifikke behov og kontrakternes karakteristika. Derfor repræsenterer de fire kvadranter følgende:

• A: Forretningskritiske kontrakter med høj risiko kræver proaktiv risikohåndtering og grundig kommunikation med interessenter.
• B: Kontrakter med betydelig indsats kræver fokus på risikohåndtering, overvågning og ændringshåndtering.
• C: Mindre komplekse kontrakter med lavere risici kræver grundlæggende risikohåndtering og periodisk overvågning.
• D: Mindst komplekse kontrakter kræver minimal/overordnet risikovurdering og periodiske opfølgninger.

Risikoscore afhænger af flere parametre

For at placere en kontrakt i figuren skal der foretages en vurdering af økonomi og risici. Mens den økonomiske vurdering generelt er en simpel opgave, indebærer vurdering af risici en række parametre, der afhænger af den enkelte organisations situation. De parametre, der er angivet i nedenstående figur, er således eksempler.

Den totale risikovurdering vil afhænge af den enkelte organisations prioritering ift. produktportefølje, markeder, afhængigheder, strategier osv. Størstedelen af Devoteams kunder arbejder allerede med segmentering på et relativt højt niveau, men ved at digitalisere processen kan effektiviteten øges yderligere. Dermed bliver segmentering et simplificeret arbejdsredskab i hverdagen og et endnu mere kraftfuldt strategisk styringsværktøj, der kan give ledelsen værdifuld indsigt.

Få endnu mere inspiration fra vores Contract Management-rapport

Vores seneste Contract Management Rapport 2023 giver dig en udførlig gennemgang af funktionaliteten i de mest udbredte Contract Management-systemer i Danmark. Desuden indeholder rapporten inspirerende cases, der demonstrerer, hvordan organisationer med forskellig størrelse, modenhed og branche drager fordel af deres kontraktstyring.

Få rapporten her

Vi står klar til at hjælpe dig videre

Du kan læse mere om Contract Management og dens rolle i digital transformation i vores foregående artikel: Ingen digital transformation uden Contract Management. Hvis du i øvrigt har spørgsmål om at komme i gang med Contract Management, er du velkommen til at kontakte Pernille Stege Geil, Partner, Head of Digital Transformation på pernille.geil@devoteam.com.