Styr (efter) dine kontrakter og få en bedre bundlinje

 af Pernille Stege Geil, Expert Director

En god kontrakt er en god begyndelse, men ikke nok til at sikre en succesfuld leverance. God kontraktstyring er nødvendig for at nå i mål, realisere business casen og forbedre bundlinjen.

Den internationale organisation for contract & commercial management, IACCM konstaterer, at manglede kontraktstyring hvert år sluger over 9 procent af indtjeningen. Tidsspilde, manglende kvalitet i leverancen og manglende gevinstrealisering gør at pengene forsvinder ud af virksomhederne, fordi kontrakter ikke bruges som styringsredskab. Samtidig er der risiko for, at fremtidige kontrakter bliver dyrere, fordi erfaringerne fra tidligere forløb ikke bliver samlet op og analyseret.

Kontraktstyring er en kerneleverance for IT Contract Manageren, som har en tværfaglig rolle i organisationen med fokus på balancering af kommercielle, juridiske og forretningsmæssige interesser og selvfølgelig kontraktgenstanden. IT Contract Managerens rolle er at sikre bedst mulig implementering af kontrakten og forankring i organisationen, bistå organisationen i forbindelse med realisering af kontraktens genstand og i forbindelse med ophør af kontrakten.

Styringen starter allerede før kontraktens underskrift. En organisation har efter identificering af et behov og grundigt forarbejde indgået en kontrakt med en leverandør om en it-leverance. Det kan være tale om en aftale om udvikling, drift, vedligehold, hosting eller andet. Men fælles for kontrakterne er, at gode, kloge mennesker på baggrund af det identificerede behov og den hertil hørende business case har brugt mange ressourcer på at få udformet den bedst mulige kontrakt. Dét gode arbejde skal der bygges videre på i realisering af kontrakten, og det er kontraktstyring.

Gennem kontraktstyring bliver der holdt nøje øje med forpligtelser i forhold til leverancen og tidsfrister, hvilket resulterer i mindre spild, bedre leverancer og en mere effektiv organisation.

Den holistiske model

Devoteam har udviklet en holistisk styringsmodel for effektiv kontraktstyring, hvor Anskaffelse og Kontraktstyring behandles som en sammenhængende proces. IT Contract Managerens rolle dækker over hele processen i kontraktstyring – og som bidragsyder i den første og sidste del af anskaffelsesprocessen.

Fra anskaffelse til kontraktstyring

IT Contract Management-funktionens primære arbejdsområde i forbindelse med anskaffelse og kontraktstyring ligger i højre halvdel af styringsmodellen, kontraktstyring, men det er ikke desto mindre afgørende at tænke den sammen med selve anskaffelsesprocessen, den venstre del af styringsmodellen. Som nævnt ovenfor er kontraktstyring en naturlig videreførelse af kontraktindgåelsen og dermed anskaffelsesprocessen.

IT Contract Manageren vil have det bedste udgangspunkt for at videreføre de gode tanker og forudsætninger fra anskaffelsesfasen ved at blive inddraget i den sidste fase af en anskaffelse. I udbudsprocessen vil det således give størst værdi for det fremtidige arbejde, hvis IT Contract Manageren indgår i evalueringsprocessen. IT Contract Manageren kan her bidrage med sin erfaring i forhold til kontraktopfyldelse og særligt vurdere tilbudsgiveres modenhed og serviceniveau.

På den måde vil IT Contract Manageren allerede inden kontraktstart have mulighed for at sætte sig ind i specifikke problemstillinger og rationaler for krav og beslutninger og dermed være den faste og gennemgående videnressource, der hjælper med at minimere transitionsvanskeligheder.

Det er ligeledes her, IT Contract Manageren begynder at danne grundlaget for den dybe forståelse af indholdet i kontrakten, herunder forpligtelserne for egen organisation og leverandøren samt tidsplaner og andre afhængigheder. Det er IT Contract Managerens fremmeste opgave at opnå dette dybdegående kendskab, da alle tråde i sidste ende altid vil samles om kontraktens ord og ånd.

Fra kontraktstyring til anskaffelse

På samme måde bør der også foregå videndeling i den anden retning, fra højre mod venstre illustreret i Devoteams styringsmodel, fra kontraktstyring til anskaffelse. IT Contract Manageren har i løbet af kontraktens levetid opnået en dybdegående erfaring med kontraktens faktiske virke, og det er værdifuldt input, når der skal indgås en ny kontrakt.

IT Contract Manageren kan for eksempel have viden om organisationens behov og business case, udvikling i markedet, eventuelle leveringsvanskeligheder, ændringsbehov, optimeringsmuligheder og –behov samt meget andet af betydning for organisationens udbytte af kontraktleverancen. Den erfaring skal bringes med over i analysefasen i anskaffelsesprocessen for at etablere det bedst mulige grundlag for en ny kontrakt.

Kontraktens livscyklus og IT Contract Managerens rolle

IT kontrakter kan have forskellige livscyklusser alt efter kontrakttype.

En udviklingskontrakt har udvikling af it-systemet som sin hovedleverance. Der findes mange variationer af udviklingskontrakten. Leverancen kan eksempelvis bestå af delleverancer, forløbet kan have en agil tilgang, eller leverancen sker måske som et big-bang uden involvering fra kundens side. I leveranceperioden vil der typisk være et antal prøver og tests og forløbet afsluttes med den egentlige idriftsættelse. På dette tidspunkt har udviklingskontrakten i princippet nået sin afslutning – kontraktens livscyklus er komplet. Denne hovedleverance anses i styringsmodellen for at være selve kontraktrealiseringen og dermed kun et delelement af den livscyklus der gør sig gældende for IT Contract Managerens rolle.

En vedligeholdelseskontrakt derimod er en omkostningseffektiv serviceaftale, der kan indgås som leverance til et allerede etableret system eller sammen med indkøb af software, hvor leverandøren træder ind og servicerer et system, der allerede er i drift. En vedligeholdelseskontrakts livscyklus kan altså variere alt efter type, men principperne for kontraktstyring og dermed Contract Managerens rolle er de samme uanset kontrakttype.

Uanset kontrakttype er faserne for IT Contract Managerens arbejde imidlertid ens. Som det fremgår af styringsmodellens højre side, vil cyklussen for en IT Contract Manager bestå af tre faser:

  • Kontraktopstart.
  • Kontraktrealisering.
  • Kontraktexit.

Har du spørgsmål til kontraktstyring som strategisk redskab til bundlinjen, hører vi gerne fra dig.

Vil du vide mere? 

Så er du velkommen til at kontakte Pernille.

Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder om emnet.

Kontakt

Pernille Stege Geil

Expert Director
Devoteam