Master Data Management giver dig styr på de forretningskritiske data

 – Af Mikael Elbæk, Senior Consultant 

Udtrykket ’Garbage in, garbage out’ er mere aktuelt end nogensinde. Data er grundlaget for analyser og ledelsesinformation, data er grundlaget for at kunne levere brugervendte services og automatisere processer. Uden gode data og en infrastruktur samt organisering af dem kan man ikke udnytte det fulde digitale potentiale.

Realiteten er dog ofte en anden – data er dubleret mange steder, og der er ingen fælles begrebsdefinitioner eller governance af de fælles data. Konsekvenserne er store i form af dobbeltarbejde og ’slør’ i ledelsesinformationen, men de bliver ofte stiltiende accepteret i organisationen, for hvor skal man begynde? Der symptombehandles løbende, uden at nogen har overblikket over de samlede konsekvenser ved ikke at have styr på forretningskritiske data. Der findes desværre ingen tekniske snuptagsløsninger, som kan hentes ned fra skyen og skabe orden i kaos. Til gengæld er Master Data Management (MDM) en strategisk tilgang til netop at få styr på de forretningskritiske data i organisationen.

En typisk situation i mange organisationer

  • Der findes et relativt fragmenteret systemlandskab (flere forskellige systemer indeholder fx HR-data).
  • Der er uensartede processer (for de samme funktioner, som resulterer i inkonsistente data).
  • Der er ikke én version af sandheden – data er inkonsistente (samme medarbejder oprettes mange gange, dataene er ikke altid opdaterede/korrekte/fuldstændige).
  • Det er svært at sammenstille data på tværs af organisationen (medarbejder, projekter/sager, udvikling).
  • Det er vanskeligt og omkostningstungt at reagere konsistent på udefrakommende datakrav (lovgivning, revision, fælles systemplatforme).
  • Rapportering sker med omfattende manuel databehandling og på baggrund af en individuel forståelse af datagrundlaget.

Hvorfor Master Data Management? 

Master Data Management (MDM) er en disciplin, som får øget bevågenhed i en verden af stigende kompleksitet, ikke mindst i organisationer, hvor mængden af it-systemer og data er i kraftig vækst. MDM er ikke en ny disciplin, men har fået ny relevans i en datadrevet verden. Nogle steder kaldes MDM for Master Data Governance. Det afspejler, at den egentlige indsats handler mere om organisation og procedure og i mindre grad om teknologiske løsninger. Manglende data eller inkonsistent datakvalitet kan koste forretningen dyrt og kan gøre det vanskeligt at måle og høste gevinster. I erkendelse af at den korrekte anvendelse af data kan bidrage til øget optimering af forretningen og måske endda forretningens overlevelse, er der et stigende antal organisationer, som ønsker at implementere MDM mere systematisk end tidligere. MDM ses som et skridt på vejen til at løfte organisationerne i forhold til tendenser, som rører sig lige nu, herunder datadrevet innovation, datasikkerhed og omkostningsreduktion.

Typiske gevinster ved MDM

  • At opnå en agil it-organisation, som er hurtigere og med færre omkostninger kan tilpasse it-understøttelse til organisationens opgaver og hovedområder.
  • At spare tid og ressourcer ved at have styr på data. Herunder hvem der ejer og har ansvar for data, og hvordan data flyder mellem systemer.
  • At sikre organisationen mod pinlige situationer ved at have styr på data. Pinlige situationer kunne være forkerte navne på breve og mails sendt til kunder.
  • At sikre organisationen mod lovovertrædelser ved at have styr på data. EU’s Persondataforordning kræver, at organisationer har styr på og kan dokumentere datas livscyklus. Datas livscyklus er en vigtig del af MDM.
  • At få mere ud af data og dataanalyse. De fleste organisationer anvender BI og datawarehouse. Kvaliteten af den ledelsesinformation, som BI kan levere, er kraftigt påvirket af kvaliteten af de data, som BI-systemerne fødes med. Det gælder også nye datadrevne løsninger som fx Data Lakes mv.

MDM er et strategisk tiltag, drevet af forretningens behov

MDM er ikke et projekt, men et kontinuerligt strategisk tiltag for at forbedre og udnytte forretningskritiske data og bør derfor gennemsyre hele organisationen. MDM-initiativer skal være drevet af behov, som er defineret af organisationens kerneaktiviteter (forretningen/driften). MDM skal understøtte virksomhedens strategi og vision. Start med et mindre og afgrænset problemområde, som kan afhjælpes med bedre data, og dokumentér fordelene ved MDM.

Start småt; find de lavthængende frugter

Når først man går i gang med at kigge på behovet for at få styr på data, er det let at blive overvældet, for problemerne med håndteringen af data i organisationen er sjældent små. Det er helt afgørende, at man ikke forsøger at løse alle problemer på en gang. Man skal bruge tid og ressourcer på at finde ind til de mest forretningskritiske master data-problemer. En anden god pointe er at starte med et område, som er til at løse, og som hurtigt kan give værdi til organisationen; med andre ord, find de ’lavthængende frugter’. En indgang til at finde de vigtigste data er at gennemgå processerne i organisationen. En anden mulighed er håndteringen af EU’s Persondataforordning, som skaber et behov for at have styr på persondata. En tredje indgang er at vælge et relevant it-projekt, fx udskiftningen af et system, som er afhængigt af master data. Et godt eksempel på den sidste indgang er Syddjurs Kommune, som via etablering af master data for medarbejdere og organisation fik øget kvaliteten af disse data markant.

Systemudskiftning som strategisk vindue for MDM – case: Syddjurs Kommune

Udskiftning af systemer betyder, at processer, roller og data skal revurderes. En systemudskiftning har ofte allerede en business case og et konkret formål, og det kan derfor blive mere konkret og nemmere at beslutte at anvende dette som løftestang for at arbejde med at forbedre datakvaliteten og MDM.

I forbindelse med anskaffelsen af et nyt system til indberetning og godkendelse af tjenestekørsler tilbage i 2011 så Syddjurs Kommune et stort behov for at få styr på deres master data for medarbejdere og organisation. Kommunen stod i en situation, hvor den enten kunne oprette endnu et register med stamoplysninger om medarbejdere eller genbruge data fra eksisterende kilder. Problemet var, at der ikke var ét system, som indeholdt alle de nødvendige oplysninger. I stedet for at oprette en ny registrering af stamoplysningerne om medarbejdere valgte man at samle oplysningerne fra AD (Active Directory), OPUS (økonomi- og personalesystem) og LOS (linjeorganisationssystem) til én version af sandheden, som tjenestekørselssystemet kunne abonnere på og – skulle det senere vise sig – også mange andre systemer. I 2011, da afdelingslederen for Digitalisering, Jon Badstue Pedersen, arbejdede med den løsning – som blev til SOFD (Syddjurs Organisations og Forretnings Databrønd) – var han ikke klar over, at han var i gang med at etablere det første ben i kommunens Master Data Management-arbejde og dermed lagde grundstenene til en løsning, som der var behov for mange steder. Ikke blot i Syddjurs Kommune, men hos en hel række kommuner.

I dag samarbejder Syddjurs med Favrskov og Norddjurs kommuner om udviklingen af SOFD, og der er i alt otte kommuner, som anvender SOFD. Dette arbejde kan også ses som en helt nødvendig forberedelse til at kunne anvende støttesystemerne og den fælleskommunale rammearkitektur. Kommunerne skal nemlig bl.a. kunne levere autoritative data om medarbejdere, jobfunktionsroller og organisation til støttesystemerne for at kunne anvende de nye monopolbrudssystemer. Så ved at være compliant med den fælleskommunale rammearkitektur og støttesystemerne bliver kommunerne i stand til endnu lettere at kunne genanvende disse autoritative data, fx til automatisering, adgangsstyring og ledelsesinformation.

Synliggørelse af Master Data sikrer kvaliteten

SOFD var ikke en øjeblikkelig succes, for i processen med at samle data blev det klart, at mange data var dubleret forskellige steder og inkonsistente, og det var ikke entydigt, hvilke data der var de korrekte. Syddjurs Kommune valgte at lukke den gamle ’telefonbog’ som katalysator for at øge datakvaliteten. Den gamle telefonbog blev manuelt opdateret af en enkelt medarbejder, men mange opfattede den som sandheden for medarbejderstamdata. Lukningen satte et stort fokus på de data, som SOFD offentliggjorde, og gav indledningsvis utilfredshed med, at dataene ikke længere var de samme. Det gav en masse indberetninger til kommunens it-afdeling, som havde den positive sideeffekt, at man hurtigt fik ryddet op i dataene og hævet datakvaliteten betydeligt. Det viste sig også, at nogle af ønskerne til rettelser var forkerte, eksempelvis i forhold til jobtitler. I dag er der ingen, som kunne forestille sig at gå tilbage til tiden før SOFD. Jon Badstue Pedersen vurderer, at man har sparet et-to årsværk i organisationen som et resultat af at få styr på data om medarbejdere og organisationen og det automatiserede vedligehold af samme, som dette muliggør.

Syddjurs Kommunes tilgang til MDM var bottom- up, drevet af praktisk forretningsbehov og faciliteret af IT og Digitalisering, som leverede den tekniske løsning. Jon Badstue Pedersen ser gerne, at arbejdet med MDM skal brede sig til flere områder, fx velfærdsområderne, men det vil kræve, at der etableres en egentlig governance af MDM, og den er endnu ikke på plads.

Behovet for governance

En risiko ved MDM-initiativer er, at problemområdet let kan vokse og blive uhåndterligt. Ofte er det it-afdelingen, som først får øjnene op for MDM, da de dagligt bliver konfronteret med konsekvenserne af inkonsistente og dublerede data i organisationen. De enkelte forretningsenheder ser det som et it-relateret problem, og derfor forventer de, at it-afdelingen løser det. Men it-afdelingen er sjældent det bedste sted at løse konflikter, som handler om data relateret til forretningsnære processer. Der er behov for en klar organisering af systemejere, dataejere og data stewards, som har klare roller og policies, som udstikker rammerne for datas livscyklus.

Anbefalinger

En MDM-strategi bør indeholde principper og tiltag for: vision, governance, måling, businesscase, information life cycle, arkitektur og teknologi.

Vision/strategi

• MDM-initiativer skal være drevet af behov, som er defineret af organisationens kerneydelser (forretningen).
• MDM er ikke et projekt. MDM er et kontinuerligt fokus på at forbedre og udnytte forretningskritiske data i organisationen.
• Vurdér organisationens generelle modenhed i forhold til eksempelvis it-governance, da dette er af betydning for, hvordan MDM kan implementeres.
• Start med et mindre og afgrænset problemområde,som kan afhjælpes af bedre data.

Governance

• MDM-governance bør indtænkes i eksisterende fora i organisationen.
• Roller og ansvar skal defineres klart.
• Kommunikér ofte og bredt om vigtigheden af data, og hold workshops, møder mv.
• Uddan dataejere (data stewards).

Måling og businesscase

• Beskriv mål for MDM – inklusive de fordele, arbejdet med MDM potentielt giver. Fordele kan både være kvantitative og kvalitative. Det er vigtigt, da det kan være vanskeligt at kvantificere fordelene ved MDM i kroner og øre.
• Start en (master) data-backlog, der opsamler problemer forårsaget af data.
• Dokumentér løbende fordelene ved MDM.

Information Life Cycle

• Kortlæg og beskriv de processer, som skal til for at skabe, håndtere og levere data med høj kvalitet og konsistens.
• Anvend EU’s Persondataforordning som løftestang for at få styr på datas livscyklus på persondataområdet.

Arkitektur og teknologi

• Skab oversigt over systemer (systemkatalog).
• Skab oversigt over system interfaces (grænseflader mellem systemer og dataafhængigheder).
• Start med et område, som skaber forretningsværdi. Mange starter med et centralt personregister (IDM).
• Arbejd på at modne den generelle it-governance, herunder enterprisearkitektur, SOA mv., da det understøtter procesoptimeringen og arbejdet med MDM.

Vil du vide mere? 

Så er du velkommen til at kontakte Mikael.

Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder om emnet.

Kontakt

Mikael Elbæk

Senior Consultant
Devoteam