Dynamisk indkøbssystem – den oversete indkøbsform og et godt alternativ til rammeaftaler

– Af Pernille Stege Geil, Expert Director

Enhver organisation, der er underlagt udbudsreglerne eller i øvrigt foretager indkøb gennem udbud, kender til den omstændelige udbudsproces. Det kan i særlig grad være tungt og besværligt at lave udbud, hvis der løbende foretages indkøb af varer og tjenesteydelser.

Det har længe været muligt at foretage sådanne indkøb via rammeaftaler. Rammeaftaler har sine åbenlyse fordele, idet ordregiver kan nøjes med at gennemføre det helt store EU-udbud hvert fjerde år, hvorefter ordregiver løbende kan foretage indkøb ud fra allerede fastlagte rammer og hos allerede udvalgte leverandører.

Men der findes faktisk en indkøbsmetode, der gør det muligt at foretage indkøb både langt hurtigere og mere smidigt end efter de traditionelle udbudsprocedurer – og giver yderligere fleksibilitet i forhold til de traditionelle rammeaftaler.

Dynamiske indkøbssystemer er en særlig måde at indgå kontrakter på. Der er tale om en slags åben rammeaftale med miniudbud, hvor der er mulighed for løbende udskiftning i leverandørmassen. Processen skal være fuldt elektronisk, og det dynamiske indkøbssystem kan til forskel for rammeaftaler laves tidsubegrænset.

Dynamiske indkøbssystemer kan anvendes til indkøb alle typer af ydelser, der er generelt tilgængelige på markedet, dvs. indkøb af varer, bygge- og anlægsarbejder og tjenesteydelser. Og der er en fordel at anvende dynamisk indkøbssystem ved mere standardiserede indkøb som fx fødevarer eller kontorartikler, men kan dog også anvendes til for eksempel almindeligt anvendte konsulentopgaver.

Ved anvendelse af et dynamisk indkøbssystem kan ordregiver komme uden om den hovedpine, det ofte er at skulle definere hele sit indkøb på forhånd og kende sine behov fire år ud i fremtiden, ligesom tilbudsgiver ikke skal afgive et foreløbigt tilbud for at komme på aftalen.

Processen for etablering til den første tildeling er meget overskuelig ligesom den efterfølgende anvendelse er smidig og ikke mindst tidsbesparende for både ordregiver og tilbudsgiver.

I sin simple form (og lidt karikeret) kan ordregiver udarbejde og udsende anmodning om tilbud på en formiddag, og tilbudsgiver udarbejde sit tilbud inden eftermiddagskaffen.

Etablering

Etablering af et dynamisk indkøbssystem igangsættes ved at følge processen for begrænset udbud. Det vil sige, at ordregiver udarbejder udbudsmateriale og sender det i udbud i henhold til regler og frister herfor. Herefter behandler ordregiver de indkomne ansøgninger og giver meddelelse om optagelse eller afslag i henhold til udbudsbetingelserne.

I udbudsmaterialet skal ordregiver angive:

  • løbetiden for det dynamiske indkøbssystem
  • minimumskrav til egnethed
  • de kriterier for tildeling, der gælder ved tildeling af konkrete indkøb på grundlag af det dynamiske indkøbssystem
  • arten og den anslåede værdi af planlagte indkøb
  • alle nødvendige oplysninger om systemet

Der er således allerede fra etableringen gennemsigtighed i forhold til tildeling af konkrete kontrakter.

Alle ansøgere, der opfylder betingelserne og ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde skal optages i det dynamiske indkøbssystem.

Det kan for nogle ordregivere virke som en stor mundfyld med alt for mange potentielle tilbudsgivere. Ordregiver kan imødegå dette ved at opstille selvstændige objektivt beskrevne kategorier inden for samme dynamiske indkøbssystem. Dette kan for eksempel være på baggrund af kvalitetsforskelle (høj eller lav kvalitet), geografiske områder, forskellige leveringsvilkår med videre.

Ordregiver kan begynde at anvende det dynamiske indkøbssystem, når ansøgningsfristen er udløbet, og ansøgninger er færdigbehandlede.

I forbindelse med leverandørens ansøgning om deltagelse er ordregiver forpligtet til at bede om ESPD. Da systemet kan fungere over længere tid kan ordregiver kræve, at deltagerne fornyer eller ajourfører ESPD.

Anvendelse

Alle prækvalificerede skal opfordres til at afgive tilbud. Såfremt ordregiver har valgt at opdele systemet i kategorier, skal der alene fremsendes opfordring til at afgive tilbud til de tilbudsgivere, der er omfattet af den pågældende kategori.

Proceduren for det konkrete indkøb består af budopfordring med en tilbudsfrist, tildeling og underretning med begrundelse. Tilbudsfristen skal være rimelig og minimum 10 dage fra afsendelse af opfordring til at afgive tilbud. Der skal ikke afholdes stand-still efter tildeling.

Det betyder, at de konkrete indkøb kan gennemføres meget hurtigere end ved traditionelle indkøb eller miniudbud på en rammeaftale.

Opgaven tildeles efter de tildelingskriterier, der er fastsat og offentliggjort ved etablering af det dynamiske indkøbssystem, men ordregiver kan ved de enkelte miniudbud præcisere kriterierne, når det er relevant. Dette giver en vis form for fleksibilitet samtidig med, at processen fortsat er gennemsigtig, enkel og smidig. Dog vil der ikke kunne foretages ændringer i de kriterier, der kan karakteriseres som grundlæggende elementer.

Systemet

Som tidligere beskrevet minder et dynamisk indkøbssystem meget om en rammeaftale. Dog er et dynamisk indkøbssystem ikke begrænset til de leverandører, der indgav ansøgning og blev prækvalificeret i forbindelse med etableringen. Alle leverandører, der opfylder kriterierne for optagelse og ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, kan løbende anmode om optagelse. Ordregiver er forpligtet til at optage leverandøren såfremt denne opfylder kriterierne. Tilsvarende er ordregiver også forpligtet til at fjerne tilbudsgivere fra systemet, såfremt disse ikke længere opfylder kriterierne.

I forhold til afgivelse af tilbud på de konkrete indkøb er det dynamiske indkøbssystem mere fleksibelt end rammeaftaler, idet tilbudsgiver har ret til at afgive nyt tilbud og således ikke på samme måde er bundet af sit oprindelige tilbud.

Ordregiver skal allerede i udbudsbetingelserne angive de nødvendige oplysninger om, hvordan systemet fungerer. Der findes ikke endelige eller specifikke angivelser for, hvordan dette kriterie opfyldes, men ordregiver skal som minimum oplyse, hvilket elektronisk udstyr der anvendes samt tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.

Det er nemt

Det dynamiske indkøbssystem er nemt at etablere og giver stor fleksibilitet i forhold til leverandører og sortiment. Ordregiver er ikke låst fast på samme måde, som i en rammeaftale, idet sortimentet kan følge med den teknologiske udvikling og ændringer i markedet, ligesom leverandørerne har mulighed for at forbedre sit tilbud for det konkrete miniudbud.

Vil du vide mere? 

Kontakt os gerne, hvis du vil vide mere om dynamisk indkøbssystem.

Vi stiller gerne op til faglige indlæg og individuelle møder om emnet.

 

Kontakt

Pernille Stege Geil

Expert Director
Devoteam